Um plano de eventos é um documento onde são esclarecidos todos os detalhes que irão, posteriormente, ser colocados em prática. Todos os detalhes têm de ser escritos!
Olá a todos!
Como estão? Por aqui continuo a na preparação do meu evento. Hoje adianto-vos que vou estar presente numa plateia, e ao vivo, com todos o que quiserem participar deste evento que se chama “Comunica-te”. Este evento terá lugar no Hotel Zenit Lisboa nos dias 20, 21 e 22 de Maio.
Ser coach é também ter uma série de atividades transversais e conhecimentos que vão além dos nossos conteúdos. Todo o trabalho que está por trás de um acontecimento desta magnitude é muito metódico, com a finalidade de nada falhar e de rentabilizar todo o tipo de esforços.
Como acima de tudo tenho o interesse de ver crescer os meus pupilos, hoje deixo-vos aqui umas dicas para prepararem um evento, seja de que ordem for, minimizando todos os motivos que nos possam fazer falhar. Exato. Os vencedores também falham, mas se falharem pouco, é ótimo!
Um plano de eventos é um documento onde são esclarecidos todos os detalhes que irão, posteriormente, ser colocados em prática. Todos os detalhes têm de ser escritos!
Para facilitar a exposição dos nossos intentos, usamos etapas. Cada uma depende da anterior e, algumas vezes, quando chegamos à última fase, temos de rever o plano todo… é verdade! Já vos conto de seguida.
1.º Passo: Definir objetivos
Não se pode criar eventos especializados em generalidades! temos de ter um propósito certo.
No meu caso, por exemplo, este evento vai focar-se em métodos assertivos de comunicação e não em coaching puro e duro (lá chegaremos!) Estabelecer este objetivo é importante pois é a partir daí que criamos, por exemplo, um nome para o nosso evento.
2.º Passo: Públicos
Os público são as pessoas a quem se destina o evento. No meu caso serão pessoas interessadas em evoluir e melhorar as suas técnicas de comunicação para, por exemplo, liderarem equipas ou melhorarem relacionamentos.
3.º Passo: estratégia
Aqui está o coração do desenvolvimento do evento. A estratégia são todos os detalhes do que vamos fazer e como poderemos fazer. Não vale a pena andar a disparar para todos os lados.
Por exemplo, uma vez que decidi que o meu evento seria para 100 pessoas ou mais, precisei de uma estratégia em termos de localização, para receber as pessoas e toda a logística inerente à recepção durante três dias: local, em função de onde chega o meu público, alternativas para estadias, estruturação de todas as atividades que serão realizadas ao longo de três dias, merchandising, etc. Isso levou-me a um outro passo:
4.º Passo – recursos
Uma vez montada a estratégia eu preciso identificar todos os recursos físicos, materiais e humanos que precisarei para ao “dia D”: que tipo de hotel pode receber as pessoas, que estruturas deve ter (se deve ter mesas, se deve ter cadeiras, etc) e quantas pessoas serão precisas para o leque de atividades que este acontecimento alberga (pedir orçamentos, visitar espaços, criar imagem online, publicidade off line, desing, responsáveis pelo coffee breack, etc, etc).
5.º Passo – Implantação
Depois de escolhidos os recursos devem-se descrever todos os procedimentos, um por um, por ordem cronológica, do que queremos que aconteça desde a criação do projeto até às despedidas do evento.
6.º Passo – Factores Condicionantes
Este passo é muito engraçado e acaba por ser uma forma de antever problemas que possam surgir e, antecipadamente, resolvê-los. é uma espécie de lista de perguntas que devem ter solução: “E se faltar a luz? temos geradores? e se o hotel falhar? temos alternativas?”. Basicamente é um plano B.
7.º Passo – Acompanhamento e controle
Este passo é a criação de uma agenda onde se atribuem funções e objetivos a todos os intervenientes e que serve para controlar todas as atividades e prevenir “esquecimentos”.
8.º Passo – Orçamento
É aqui que às vezes temos de rever todo o plano. Temos de orçamentar tudo. TUDO! Desde o hotel, às souvenirs, aos 10 sumos de laranja que vamos servir!
9.º Passo – Avaliação
Se chegarmos a este passo é porque o evento aconteceu! Neste último passo teremos de avaliar o que correu bem e o que correu mal. Para quê? Para melhorarmos experiências futuras!
Gostaram? Alguém vai usar este plano? Eu estou a usar e está a dar muito certo!
Trago-vos mais dicas para a semana!